Datenschutzerklärung Mitglieder

1. Verantwortlicher

Klubtalent GmbH, Rollbergstraße 28a, 12053 Berlin

Vertreten durch die Geschäftsführung Marthe-Victoria Lorenz

E-Mail: datenschutz@klubtalent.org

Handelsregister: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 220412 B

2. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an Mitglieder, Ehrenamtliche und sonstige Angehörige von Vereinen, die eines oder mehrere der folgenden Angebote der Klubtalent GmbH nutzen: Selbststarter (E-Learning, WhatsApp-Community, Newsletter), Coaching oder Hauptamt-as-a-Service (HaaS).

Wichtiger Hinweis zur Verantwortlichkeit: Je nachdem, welches Angebot euer Verein gebucht hat und in welchem Zusammenhang eure Daten verarbeitet werden, ist entweder die Klubtalent GmbH selbst datenschutzrechtlich verantwortlich, oder Klubtalent handelt im Auftrag eures Vereins als Auftragsverarbeiter – dann ist euer Verein die verantwortliche Stelle. Welche Variante jeweils zutrifft, ist in den folgenden Abschnitten gekennzeichnet.

3. Selbststarter-, Coaching- und Terminangebote (Klubtalent als Verantwortlicher)

Für die folgenden Verarbeitungen ist die Klubtalent GmbH selbst datenschutzrechtlich verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), unabhängig davon, welcher Verein euch zu diesen Angeboten eingeladen hat. Dies betrifft insbesondere die technische Durchführung von E-Learning, Terminen und Community-Kommunikation.

3.1 Übersicht der eingesetzten Tools

Bei Diensten mit Sitz in den USA (Google, Zoom, Loom, Calendly, Meta, Make) ist eine Datenübermittlung in die USA möglich. Diese wird, soweit erforderlich, über Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert, sofern der jeweilige Anbieter daran teilnimmt.

3.2 Videokonferenzen, Termine und deren Aufzeichnung (Zoom, Google Meet, Loom)

Im Rahmen von Selbststarter- und Coaching-Angeboten führt Klubtalent Videokonferenzen und Termine durch (z. B. Coaching-Gespräche, Q&A-Sprechstunden, Kick-Off-Termine), unter anderem über Zoom, Google Meet oder Loom. Hierbei verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten der teilnehmenden Personen:

• Bild- und Tondaten während der Veranstaltung,
• Name bzw. der von der teilnehmenden Person gewählte Anzeigename,
• bei Nutzung der Chatfunktion: Chat-Inhalte,
• technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen), soweit dies für den Betrieb des jeweiligen Videokonferenzdienstes erforderlich ist.

Die Verarbeitung dieser Daten zur Durchführung des Termins selbst erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Leistungserbringung).

Gesonderte Rechtsgrundlage für Aufzeichnungen: Sofern Termine (z. B. Coaching-Gespräche, Q&A-Sprechstunden) per Zoom oder Loom aufgezeichnet werden, stellt dies eine eigenständige Verarbeitung dar, die von der Durchführung des Termins selbst zu unterscheiden ist und einer eigenen Rechtsgrundlage bedarf. Die Verarbeitung eures Bildes und eures Namens im Rahmen der Aufzeichnung erfolgt auf Grundlage eurer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Klubtalent weist die Teilnehmenden vor Beginn einer Aufzeichnung darauf hin und holt deren Einwilligung ein. Eure Einwilligung könnt ihr erklären, indem ihr mit aktivierter Kamera bzw. unter eurem echten Namen am Termin teilnehmt. Möchtet ihr nicht in die Aufzeichnung eures Bildes bzw. Namens einwilligen, könnt ihr dies zum Ausdruck bringen, indem ihr:

• eure Kamera während der gesamten Aufzeichnung ausgeschaltet lasst, und/oder
• einen nicht identifizierenden Anzeigenamen verwendet, und/oder
• der Aufzeichnung zu Beginn des Termins ausdrücklich widersprecht; ohne Einwilligung erfolgt dann keine Aufzeichnung.

Euch entstehen hierdurch keine Nachteile für die Teilnahme am Termin. Ihr könnt eure Einwilligung zur Aufzeichnung außerdem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem ihr uns dies formlos mitteilt (z. B. per E-Mail an datenschutz@klubtalent.org). Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Speicherdauer: Aufzeichnungen werden nach 12 Monaten gelöscht, sofern sie nicht für die Coaching-Dokumentation länger benötigt werden.

Klubtalent behält sich vor, den eingesetzten Anbieter der Videokonferenz-Software zu wechseln, etwa um einen anderen, auch europäischen Anbieter einzusetzen. Über einen solchen Wechsel sowie über die dann geltenden Datenschutzhinweise des neuen Anbieters informieren wir rechtzeitig vor dem jeweiligen Termin.

3.3 Besondere Hinweise zu einwilligungsbasierten Tools

Für die folgenden Tools ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die ihr jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen könnt:

• WhatsApp-Community: Einwilligung durch aktiven Beitritt zur Community; Widerruf durch Austritt jederzeit möglich.
• Newsletter (Brevo): Einwilligung im Double-Opt-in-Verfahren; Widerruf über den Abmeldelink in jeder E-Mail.

Besonderer Hinweis zur Nutzung von WhatsApp: WhatsApp gleicht bei der Nutzung automatisiert die auf dem jeweiligen Gerät gespeicherten Telefonnummern mit den WhatsApp-Kontakten ab. Dies kann auch Telefonnummern von Personen betreffen, die selbst nicht der WhatsApp-Community beigetreten sind und keine Einwilligung erteilt haben. Zudem werden bei der Nutzung von WhatsApp Daten in die USA übermittelt. Mit eurem Beitritt zur WhatsApp-Community nehmt ihr diese Verarbeitungsvorgänge zur Kenntnis und tretet der Community auf eigene Verantwortung bei. Klubtalent weist ausdrücklich darauf hin, dass die Nutzung von WhatsApp mit den vorgenannten datenschutzrechtlichen Risiken verbunden ist, und empfiehlt, vor dem Beitritt eigenständig zu prüfen, ob die Nutzung von WhatsApp für euch in Ordnung ist. Wer diese Risiken nicht eingehen möchte, kann auf einen Beitritt zur WhatsApp-Community verzichten, ohne dass ihm hierdurch Nachteile bei der Nutzung der übrigen Leistungen entstehen.

Für die übrigen in der Tabelle unter 3.1 genannten Tools (E-Learning, Termin-Tools, CRM, Backup) ist die Rechtsgrundlage die Vertragserfüllung bzw. das berechtigte Interesse an einer funktionierenden Leistungserbringung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

4. Coaching und Hauptamt-as-a-Service (Klubtalent als Auftragsverarbeiter)

Wenn euer Verein das Coaching- oder das Hauptamt-as-a-Service-Angebot bucht, unterstützt Klubtalent euren Verein operativ bei Aufgaben wie Ehrenamtlichen-Gewinnung und -Koordination, Personalberatung, Umfrageauswertung oder Organisationsentwicklung. In diesem Zusammenhang verarbeitet Klubtalent personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung eures Vereins auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

Datenschutzrechtlich verantwortlich ist in diesem Fall euer Verein, nicht Klubtalent. Informationen zu Zwecken, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und euren Rechten erhaltet ihr in der Datenschutzerklärung eures Vereins. Klubtalent unterstützt euren Verein auf Anfrage bei der Beantwortung eurer Betroffenenanfragen.

Zur Transparenz beschreiben wir dennoch, auf welchem Weg die Kommunikation im Rahmen dieser Angebote typischerweise erfolgt:

• Telefonische Ansprache und Koordination durch Klubtalent-Mitarbeitende
• Kommunikation per WhatsApp Business über dienstliche, personalisierte Business-SIMs (siehe Hinweis zu WhatsApp in Abschnitt 3.3 – dieselben Risiken gelten hier entsprechend)
• E-Mail-Kommunikation über den E-Mail-Server der Klubtalent GmbH (BioHost, Deutschland)
• Ggf. Einsicht in Umfrageergebnisse und die Talentdatenbank eures Vereins, sofern euer Verein Klubtalent im Rahmen des Coachings hierzu beauftragt hat

5. Eure Rechte

Euch stehen gegenüber der jeweils verantwortlichen Stelle (Klubtalent GmbH für die in Abschnitt 3 genannten Angebote, euer Verein für die in Abschnitt 4 genannten Angebote) folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu euch gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung eurer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung eurer Rechte gegenüber Klubtalent wendet euch bitte an datenschutz@klubtalent.org. Für Angebote gemäß Abschnitt 4 wendet euch bitte zusätzlich oder alternativ an euren Verein.

6. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Ihr habt das Recht, euch bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Klubtalent ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

7. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst, etwa bei Änderungen der genutzten Tools oder gesetzlicher Vorgaben. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt eures Besuchs bzw. eurer Nutzung aktuelle Fassung.