Im diesem Text erfährst du:
Was ist eine Vereinssoftware?
Eine Vereinssoftware erleichtert es euch und eurem Vorstand, den Verein besser zu verwalten.
Durch die vielen Funktionen unterstützt sie euch unter anderem beim Verwalten der Mitglieder, bei der Buchhaltung und der Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern. Die Vereinsverwaltung wird dadurch deutlich schneller, denn alle Daten liegen digital und übersichtlich an einem Ort.
Mit einer Vereinssoftware spart ihr also viel Zeit und Arbeit und sorgt für eine einfachere Zusammenarbeit im Verein.
Welche Software am besten geeignet ist, hängt unter anderem von der Größe eures Vereins, dem benötigten Funktionsumfang und dem vorhandenen Budget ab.
Die vier besten Programme stellen wir euch hier vor:
easyVerein
Die Software easyVerein wurde – wie der Name schon sagt – speziell für Vereine entwickelt. Sie ist für alle Vereine (wie Sport-, Musik-, Kulturvereine und Hilfsorganisationen) geeignet. easyVerein bietet verschiedene Lizenz- und Preismodelle an. Je nach euren Bedürfnissen könnt ihr jederzeit Funktionen zubuchen oder abbestellen.
Es gibt eine kostenlose Demoversion, die ihr zeitlich unbegrenzt testen könnt.
Was ihr mit der Software machen könnt:
- alle Stamm- und Kontaktdaten, Rechnungen und Dokumente zentral an einem Ort sammeln
- Mitglieder und ihre Stammdaten immer und überall online aktualisieren und verwalten
- über das Online-Aufnahmeformular neue Mitglieder schnell und einfach selbst registrieren lassen
- Serien-E-Mails und -briefe direkt in der Software erstellen und an Mitglieder verschicken
- Termine und Aufgaben verwalten
- Inventar verwalten
- alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins erfassen und einen schnellen Überblick über die finanzielle Situation verschaffen
- Bankumsätze automatisch abrufen
- Belege hochladen und mit den entsprechenden Buchungen verknüpfen
- Beitragsrechnungen für Mitglieder automatisiert erstellen
- Sammellastschriften und Sammelüberweisungen erstellen
- Spendenbescheinigungen ausstellen
Vorteile:
- kostenloser Support (Telefon, Chat, E-Mail)
- App für Smartphones und Tablets
- Einnahmenüberschussrechnung möglich
- Online-Banking-Schnittstelle
- DATEV-Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
- SEPA-Schnittstelle
- eigener Mitgliederbereich für internen Austausch
- Online-Aufnahmeformular
- Mitglieder können ihre Daten selbstständig aktualisieren
- GoBD-konform
- DSGVO-konform
- klimaneutral
- deutscher Serverstandort
- Förderung für gemeinnützige Hilfsorganisationen möglich
Nachteile:
- keine Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER möglich
Linear Vereinsverwaltung
Linear Vereinsverwaltung ist eine Vereinssoftware, die für sämtliche Vereinsarten (wie Angel-, Tierschutz-, Sport-, Musik- und Umweltverein) genutzt werden kann.
Sie ist flexibel an die Bedürfnisse eures Vereins anpassbar. Es gibt verschiedene Varianten und Preismodelle mit unterschiedlichen Funktionen. Nicht bei allen Produkten sind alle Funktionen enthalten – zum Beispiel ist die Client-Server-Lösung erst bei der Premium-Version inklusive.
Client-Server-Lösung bedeutet in diesem Fall, dass ihr die Software nicht über einen Webbrowser nutzt, sondern sie auf eurem eigenen Server installiert, damit ihr von mehreren Arbeitsplätzen darauf zugreifen könnt.
Ihr könnt die Vollversion 30 Tage kostenfrei testen.
Was ihr mit der Software machen könnt:
- beliebig viele Mitglieder und Adressen verwalten
- Benutzer*innen unterschiedliche Rechte (Schreib-, Leserechte) geben
- Termine, Wiedervorlagen und Kontakte verwalten
- (Serien-)Briefe und E-Mails erstellen und verschicken
- Spendenquittungen ausstellen
- Einnahmen und Ausgaben buchen
- Kassenbuch führen
- Beiträge automatisch einziehen und buchen
- offene Posten anzeigen und eventuell Mahnungen verschicken
- Beitragsrechnungen schreiben
- Vereinsentwicklung auswerten
- Anlagen und Inventar verwalten
Vorteile:
- kostenloser Support (Hotline, FAQ, Lernvideos, Schulungen)
- DATEV-Schnittstelle für Datenaustausch mit der Steuerberatung
- Online-Banking-Schnittstelle
- SEPA-Einzel- und Sammelüberweisungen
- GoBD-konform
- DSGVO-konform
- Einnahmenüberschussrechnung möglich
- Umsatzsteuervoranmeldung möglich
Nachteile:
- gratis Testversion nur 30 Tage nutzbar
ClubDesk
ClubDesk kann ebenfalls für alle Vereine und Clubs eingesetzt werden und auch hier gibt es verschiedene Versionen und Preismodelle, die ihr individuell für euren Verein erweitern könnt.
Für die Buchhaltung ist ClubDesk weniger gut geeignet als easyVerein und Linear Vereinsverwaltung – unter anderem, weil ihr die Daten nicht mit der Steuerberatung teilen könnt.
Dafür hat die Software aber andere Stärken. Ihr könnt darüber zum Beispiel eure Website bauen und pflegen.
ClubDesk bietet eine eingeschränkte Gratisversion für kleine Vereine. Außerdem könnt ihr die kostenpflichtigen Versionen kostenfrei und unverbindlich 30 Tage testen.
Was ihr mit der Software machen könnt:
- an einem Ort alle Vereinsdaten und -dokumente sammeln, aktualisieren und verwalten
- neue Mitglieder anlegen oder importieren
- uneingeschränkt Zugriffsrechte vergeben und verwalten
- Termine und Veranstaltungen planen
- Serienbriefe und E-Mails an Mitglieder senden
- Mitgliedern eine Vereins-E-Mail-Adresse erstellen
- die Vereins-Website erstellen und pflegen
- Rechnungen für Mitgliedsbeiträge schreiben
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen
- Spendenquittungen ausstellen
- offene Rechnungen einsehen und Zahlungserinnerungen oder Mahnungen schicken
- SEPA-Lastschriften einrichten
- Kassenbuch führen
- automatisch Buchungen für Rechnungen und Zahlungseingänge erstellen
Vorteile:
- kostenloser Support (Telefon, E-Mail, TeamViewer)
- DSGVO-konform
- Online-Banking
- Vereins-E-Mail-Adressen möglich
- Einnahmenüberschussrechnung möglich
- Serverstandort in der Schweiz
Nachteile:
- noch keine App
- kann keine Anlagen und Inventar verwalten
- keine Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER möglich
- keine DATEV-Schnittstelle, um Daten mit der Steuerberatung zu teilen
KURABU
KURABU ist – wie die anderen Programme auch – für alle Vereine geeignet.
Mit dieser Vereinssoftware erledigt ihr die Buchhaltung zwar nur eingeschränkt – um zum Beispiel eure Vereinsausgaben zu erfassen, benötigt ihr momentan ein weiteres Tool. Dafür bietet der Kundenservice eine individuelle telefonische Beratung, umfangreiche Supportmöglichkeiten und ist schnell erreichbar.
Ihr könnt die Vollversion unverbindlich für 30 Tage kostenfrei testen. Danach richtet sich der Preis nach der Anzahl eurer Vereinsmitglieder. Neu gegründete Vereine können KURABU ein Jahr lang kostenlos nutzen.
Die Variante KURABU lite ist gratis – allerdings ist der Funktionsumfang auf Mitgliedsanträge und Spendenverwaltung beschränkt.
Was ihr mit der Software machen könnt:
- alle Vereinsdaten und -dokumente übersichtlich an einem Ort verwalten
- Veranstaltungen und Termine planen
- Rechnungen automatisiert erstellen, ablegen und an Mitglieder versenden
- Zahlungserinnerungen per E-Mail schicken
- automatisiert Spenden sammeln und Quittungen ausstellen
- SEPA-Sammellastschriften einrichten
- digitale Mitgliedsausweise erstellen
- über den eigenen Mitgliederbereich alle Mitglieder informieren und einzeln mit anderen oder in Teams austauschen lassen durch E-Mail, Chatnachrichten, Pinnwand, News-Artikel etc.
- Mitglieder über die Plattform eigene Daten und Dokumente einsehen und selbst pflegen lassen
- eigene KURABU-Webseite einrichten
Vorteile:
- umfangreicher kostenloser Support (E-Mail, Hotline, Online-Schulungs-Videos, Schulungen, FAQ)
- digitaler Mitgliedsantrag
- eigenes Vereinsbranding möglich (eigenes Logo hinzufügen, Vereinsfarben anpassen)
- als App für Mitglieder verfügbar
- E-Mails über eigene Vereinsadressen versenden
- Unterstützung bei Förderanträgen möglich
- Server in Deutschland
- DSGVO-konform
- Online-Banking möglich
- Datenaustausch mit der Steuerberatung möglich
Nachteile:
- für die Buchhaltung nur eingeschränkt nutzbar
- keine Umsatzsteuervoranmeldung möglich
- keine Einnahmenüberschussrechnung möglich
Gibt es auch kostenlose Vereinssoftware?
Viele Hersteller bieten Gratis- oder Testversionen ihrer Vereinssoftware an. Diese Versionen haben aber einen begrenzten Umfang oder sind zeitlich befristet.
Daneben gibt es auch Open-Source-Software (zum Beispiel JVerein). Diese Software-Lösungen sind kostenlos, bieten eine schnelle Hilfe über die Community und sind häufig sehr gut entwickelte Programme. Allerdings sind sie oft kompliziert anzuwenden, Tools werden eventuell nicht weiterentwickelt, es gibt keine Updates oder es kann sehr schwierig sein, diese Programme in bereits vorhandene gekaufte Software zu integrieren.
Fazit: Durch eine Vereinssoftware wird die Vereinsverwaltung erheblich leichter
Jeder Verein braucht früher oder später ein Programm für die Verwaltung. Ihn mit Papier und Excel-Tabellen zu organisieren, ist viel zu unpraktisch und frisst wertvolle Zeit, die ihr an anderer Stelle besser einsetzen könntet.
Mit einer Vereinssoftware erleichtert ihr euch die Arbeit deutlich. Denn dadurch sind eure Vereinsdaten zentral an einem Ort gespeichert und ihr habt immer und überall Zugriff darauf.
Außerdem gehören Aktenstapel und Papierhaufen endlich der Vergangenheit an und die Verwaltung kann sogar Spaß machen. Ihr habt endlich mehr Zeit, euch in eurem Verein zu engagieren, auf Erfolge zu konzentrieren und das Vereinsleben zu genießen.
Wenn ihr euch unsicher seid, welches Programm für euch am besten ist, probiert es einfach aus. In der Regel gibt es eine gratis Testversion, mit der ihr direkt in das Tool hineinlunsen könnt. Unsere persönliche Empfehlung: KURABU.
Ihr wollt euch nicht nur durch eine Vereinssoftware die Arbeit erleichtern? Dann ist unser Programm „Hauptamt-ready“ vielleicht genau das Richtige für euch. Wir unterstützen Vereine dabei, ihren Vorstand und die Mitglieder durch hauptamtliche Mitarbeiter zu entlasten.
