Zu den wichtigsten Aufgaben im Verein gehört das Verwalten und Überwachen der Finanzen. Deshalb ist es sinnvoll, diesem Aufgabenbereich eine eigene Funktion zu geben: ein Schatzmeister bzw. eine Schatzmeisterin.
Gesetzlich ist es nicht vorgeschrieben, dass euer Verein eine*n Schatzmeister*in haben muss. Ab einer gewissen Vereinsgröße ist es aber empfehlenswert, eine verantwortliche Person zu benennen.
Bei vielen Vereinen gehört diese Person zum Vereinsvorstand (neben dem oder der ersten Vorsitzenden und dem oder der stellvertretenden Vorsitzenden).
Was ihr lernen könnt:
Was ist ein*e Schatzmeister*in?
Ein*e Schatzmeister*in übernimmt die Verwaltung der Finanzen und Kassen in eurem Verein und trägt damit eine sehr hohe Verantwortung.
Der Schatzmeister wird durch die Mitgliederversammlung gewählt. Er ist gegenüber dem Vereinsvorstand, der Mitgliederversammlung und dem Finanzamt rechenschaftspflichtig.
Die Mitgliederversammlung entlastet den Schatzmeister. Schadenersatzansprüche gegen ihn können dann nicht mehr eingefordert werden, vorausgesetzt alle erforderlichen Informationen lagen vor.
Ein Schatzmeister wird auch Kassenwart, Kassier, Kassierer oder Kassenführer genannt.
Welche Anforderungen sollte ein*e Kassenwart*in erfüllen?
Ein*e Kassenwart*in sollte sehr vertrauenswürdig, zuverlässig, gründlich und verantwortungsbewusst sein. Außerdem sollte er oder sie sehr gut mit Zahlen umgehen können und über kaufmännisches Wissen und Grundkenntnisse im Steuerrecht verfügen.
Die 9 wichtigsten Aufgaben und Pflichten von Schatzmeister*innen im Überblick
Um eine reibungslose Finanzverwaltung sicherzustellen, kümmert sich ein*e Schatzmeister*in im Verein um diese konkreten Aufgaben:
1. Mitglieder und Mitgliedsbeiträge betreuen
- neue Mitglieder aufnehmen und Mitglieder abmelden
- die Verwaltung der Mitglieder überwachen
- Mitglieder in den einzelnen Abteilungen erfassen
- Beiträge einziehen
- offene Mitgliedsbeiträge kontrollieren und gegebenenfalls Mahnungen verfassen und abschicken
- Anträge wegen Beitragsermäßigung, -stundung und -erlass bearbeiten
2. Finanzen verwalten
- den Zahlungsverkehr abwickeln
- Bargeldgeschäfte und Barbelege kontrollieren
- Konten prüfen, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden
- für die Buchführung verantwortlich sein und dabei gesetzliche Buchführungsvorschriften einhalten
- Forderungen und Verbindlichkeiten prüfen
- kontrollieren, ob die Ausgaben mit den Satzungsvorschriften übereinstimmen und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit getätigt wurden
- die Grundsätze nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit beachten
- die Finanzbuchhaltung durchführen
- den Jahresabschluss und die Einnahmenüberschussrechnung erstellen und prüfen
- prüfen, ob steuerliche Vorschriften eingehalten wurden
- eine Inventarliste erstellen
- den Kassenbericht anfertigen und der Mitgliederversammlung präsentieren
- den Vorstand und die Mitgliederversammlung regelmäßig über die finanzielle Situation des Vereins informieren
3. Steuern und Vermögen verwalten
- alle Steuerangelegenheiten im Verein vorbereiten und bearbeiten
- die Steuererklärung erledigen
- Steuern fristgerecht zahlen
- Finanzdokumente verwalten und aufbewahren
- Liegenschaften des Vereins betreuen
4. Haushalt organisieren
- den jährlichen Haushalt planen
- Betriebsmittel und Vereinsartikel beschaffen
- Betriebskosten, vermietete Vereinsgebäude und Vereinsveranstaltungen abrechnen
- das Vereinsvermögen kontrollieren
- die finanzielle Lage und zukünftige Zahlungsfähigkeit des Vereins überprüfen
- Auslagen erstatten
5. Vorstandstätigkeit ausüben
- bei Vertragsverhandlungen unterstützen
- vertragliche Vereinbarungen kontrollieren
6. Finanzielle Mitarbeiterbelange handhaben
- Gehälter, Übungsleiterfreibeträge, Ehrenamtspauschalen etc. abrechnen und auszahlen
- Beiträge an Berufsgenossenschaften melden und zahlen
- Arbeitgeberanteile bezahlen
7. Spenden und Zuschüsse organisieren
- Spenden annehmen
- Spendenquittungen ausstellen
- Zuschüsse beantragen
- Fördermöglichkeiten ermitteln
- die Verbandsstatistik erstellen
8. Termine überwachen
- Betriebskosten kontrollieren und abrechnen
- die von der Mitgliederversammlung beschlossenen Ausgaben überprüfen
- Abrechnungen gegenüber Behörden und Organisationen kontrollieren
9. Rechenschaft ablegen
- Rechenschaft gegenüber dem Vereinsvorstand, der Mitgliederversammlung und dem Finanzamt ablegen
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Schatzmeister im Verein
Zum Schatzmeister gibt es viele Fragen. Wir beantworten euch die häufigsten:
Welche Funktion hat ein*e Schatzmeister*in?
Eine Schatzmeister*in ist für die Finanzverwaltung in einem Verein verantwortlich und heißt auch Kassenwart*in oder Kassierer*in.
Er oder sie hat vielfältige Aufgaben: Unter anderem die Verwaltung des Vereinsvermögens, das Einziehen der Mitgliedsbeiträge, das Sammeln von Spenden und das Beantragen von Zuschüssen.
Wann endet die Amtszeit eine*r Schatzmeister*in?
Die Amtszeit endet entweder zum vereinbarten Zeitpunkt. Oder das Amt kann dem oder der Kassenwart*in entzogen werden bei grober Fahrlässigkeit (zum Beispiel wenn die Vereinskasse nicht korrekt geführt wurde), da das Vertrauensverhältnis zerstört ist.
Was passiert, wenn der oder die Kassierer*in Fehler übersieht?
Wenn einem Profi (zum Beispiel eine*r Mitarbeiter*in einer Bank oder einer Steuerkanzlei) ein Fehler durchgeht, ist diese Person dafür haftbar. Macht ein*e ehrenamtliche*r Kassierer*in diesen Fehler, haftet diese Person nur, wenn sie grob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt hat – ansonsten nicht.
Fazit: Der Aufgabenbereich eine*r Schatzmeister*in ist sehr vielfältig und anspruchsvoll
Ein*e Schatzmeister*in trägt viel Verantwortung und sorgt durch seine oder ihre umfangreichen Aufgaben ganz wesentlich dafür, dass euer Verein nicht in eine finanzielle Notlage gerät. Daher ist es wichtig, für diese Aufgaben eine geeignete Person zu wählen.
Ihr solltet dieser Person auf der einen Seite absolut vertrauen können. Auf der anderen Seite solltet ihr sie für diese umfangreiche Arbeit wertschätzen. Das trägt auch zu einem besseren Vereinsklima bei.
Ihr habt Probleme dabei, eine*n neue*n Schatzmeister*in Kassenwart zu finden? Mit unserem Programm „Hauptamt-ready“ unterstützen wir euch dabei, eine hauptamtliche Stelle im Verein zu schaffen und eure ehrenamtlichen Vereinsmitglieder zu entlasten.