Das Vereinsrecht besagt, dass der Vorstand das gesetzliche Vertretungsorgan eines Vereins ist (geregelt in § 26 BGB). Der vertretungsberechtigte Vorstand eures Vereins sollte aus mindestens zwei Personen bestehen, um immer handlungsfähig zu sein. Der oder die erste Vorsitzende, der oder die zweite Vorsitzende und der oder die Schatzmeister*in bilden in der Regel diesen Vorstand. Bei mehreren Personen setzt sich bei Beschlüssen die Mehrheit der Vorstandsmitglieder durch.
Euer Vorstand vertritt den Verein nach außen gerichtlich und außergerichtlich als gesetzlicher Vertreter und führt nach innen die Geschäfte des Vereins.
Daraus ergeben sich für euren Vorstand viele Aufgaben.
Ein Überblick – Die 7 wichtigsten Aufgaben im Vereinsvorstand
Der Vorstand ist dafür verantwortlich, dass die Satzung aktuell bleibt und die gesetzlichen und steuerlichen Pflichten eures Vereins eingehalten werden.
Seine Aufgaben im Einzelnen sind:
Aufgabe Nr. 1 des Vereinsvorstands: Den Zweck des Vereins verwirklichen
Der Zweck eures Vereins wird in der Satzung bestimmt. Die Vorstandsmitglieder müssen darauf achten, dass er vorangetrieben und eingehalten wird.
Mögliche Methoden:
- die Buchführung machen
- Rücklagen bilden
- vorhandene Mittel für gemeinnützige Zwecke ausgeben
Aufgabe Nr. 2 des Vereinsvorstands: Die Interessen des Vereins beachten
Euer Vorstand ist berechtigt, Mitglieder sofort aus dem Verein zu werfen, wenn sie grob gegen seine Interessen handeln. Auch einem Vorstandsmitglied droht der Ausschluss, wenn es sich über die Interessen eures Vereins hinwegsetzt.
Mögliche Methoden:
- eine außerordentliche Mitgliederversammlung ansetzen
- einen Vertreter vor Gericht bestimmen
Aufgabe Nr. 3 des Vereinsvorstands: Die eigene Haftung rechtlich absichern
Auch wenn ein Vorstandsmitglied ehrenamtlich im Verein tätig ist, kann es in Haftungsfällen belangt werden (zum Beispiel bei zu spät abgegebenen Fördermittelanträgen, fehlerhaften Spendenquittungen oder Steuerschulden).
Schon im eigenen Interesse sollte sich der Vorstand durch Fachleute über einen umfangreichen Versicherungsschutz, rechtliche und Finanzangelegenheiten beraten lassen, um den Verein und sich selbst zu schützen.
Mögliche Methoden:
- eine Vereinshaftpflichtversicherung abschließen, um den Verein vor Schadenersatzansprüchen zu bewahren
- den Vorstand durch eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung absichern, damit er nicht persönlich mit seinem privaten Vermögen haftet
Aufgabe Nr. 4 des Vereinsvorstands: Das Vermögen des Vereins verwalten
Ein gemeinnütziger Verein darf keine wirtschaftlichen Interessen verfolgen und muss trotzdem handlungsfähig bleiben (um zum Beispiel Ausrüstung zu kaufen und die Trainingshalle zu renovieren). Keine leichte Aufgabe.
Es ist empfehlenswert, dass eure Vorstandsmitglieder prüfen, wie viel Vereinsvermögen vorhanden ist, wofür es ausgegeben werden darf und wie sich für den Verein mehr herausholen lässt. Der Vorstand hat dabei zwar Handlungsfreiheit. Er sollte das Geld allerdings konservativ und ordnungsgemäß sinnvoll anlegen (das bedeutet, wie ein*e ordentliche*r Geschäftsmann*Geschäftsfrau).
Mögliche Methoden:
- Spendengelder sammeln
- Inventuren machen
- die Vermögenswerte des Vereins versichern
- Finanzierungs- und Haushaltspläne schreiben
Aufgabe Nr. 5 des Vereinsvorstands: Die Mitglieder verwalten
Die Mitglieder eures Vereins zu betreuen, ist eine wesentliche Aufgabe des Vorstands. Er erklärt den neuen Mitgliedern die gültigen Vereinsregelungen, nimmt sie auf und verwaltet sie. Die Mitglieder und ihre Mitgliedsbeiträge müssen dabei ordnungsgemäß erfasst werden.
Mögliche Methoden:
- Vorträge halten
- über die Vereinsregeln, die Satzung und gesetzlichen Auflagen informieren
- ein Verzeichnis über die Mitglieder führen
- die Beiträge der Mitglieder prüfen und einziehen
Aufgabe Nr. 6 des Vereinsvorstands: Die rechtlichen Aufgaben
Der Vorstand ist dafür verantwortlich, dass die rechtlichen und steuerlichen Pflichten eingehalten werden.
Mögliche Methoden:
- Rechnungen bezahlen
- Verträge erfüllen
- Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen ordnungsgemäß durchführen und Mitglieder wahrheitsgemäß und vollständig über den aktuellen Stand der Vorstandsarbeit informieren
- spätestens am Ende der Amtszeit einen Rechenschaftsbericht vorlegen
- Jahresabschlüsse anfertigen
- die Buchhaltung erledigen
- Steuererklärungen abgeben
- sich an die Schweigepflicht halten und nach außen nicht über Geschäftsvorfälle und Vereinsinterna sprechen
- den Verein im Außenverhältnis vertreten (unter anderem beim Finanzamt, beim Registergericht, bei Banken)
Aufgabe Nr. 7 des Vereinsvorstands: Marketing und Öffentlichkeitsarbeit für den Verein
Wenn ihr als Verein neue Mitglieder gewinnen, auf Projekte aufmerksam machen und Spenden sammeln wollt, kommt ihr um (Online-)Marketing und Öffentlichkeitsarbeit nicht mehr herum.
Eure Vorstandsmitglieder sollten dabei auf die gängigen Social-Media-Kanäle eurer Zielgruppe zurückgreifen (zum Beispiel Facebook und Instagram).
Empfehlenswert ist auch, eine aktuelle, moderne Website mit einem eigenen Blog zu haben. Dort könnt ihr Interessent*innen regelmäßig rund um eure Themen und euren Verein auf dem Laufenden halten.
Während die Marketing-Maßnahmen auch von Mitgliedern entwickelt und umgesetzt werden können, hat der Vorstand doch die Verantwortung für alles, was ihr veröffentlicht. Alle Ideen sollten deshalb mit ihm abgesprochen werden.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Vorstand im Verein
Zum Thema Vereinsvorstand gibt es unserer Erfahrung nach oft jede Menge Fragen. Die häufigsten wollen wir euch beantworten:
Wie werden Vorstandsmitglieder gewählt?
Die Mitgliederversammlung wählt den Vorstand (§ 27 BGB). In der Regel entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen darüber, welche*r Kandidat*in das Vorstandsamt antritt. In der Vereinssatzung kann festgesetzt werden, dass ein neues Vorstandsmitglied allein durch den Vereinsvorstand bestimmt werden darf.
Wie lange ist der Vorstand im Amt?
Wie lange ein Vorstandsmitglied im Amt bleibt, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Amtszeit wird bei der Wahl oder in der Satzung festgelegt. Um mögliche Vorstände nicht von einer sehr langen Amtsperiode abzuschrecken und auch häufiger frische Ideen in den Verein zu holen, ist es empfehlenswert, alle zwei bis drei Jahre neu zu wählen.
Darf der Vorstand eine Vergütung bekommen?
Grundsätzlich arbeitet ein Vorstandsmitglied ehrenamtlich. Es kann nur eine Vergütung bekommen, wenn das ausdrücklich in der Satzung vereinbart ist. Andernfalls riskiert ein Verein, dass er die Gemeinnützigkeit verliert.
Wenn euer Verein wächst und der Vorstand Mühe hat, alle Aufgaben zu bewältigen, könnt ihr auch ein Mitglied hauptamtlich als Geschäftsführer*in anstellen.
Darf ein Vorstandsmitglied zurücktreten?
Ein Vorstand darf normalerweise immer von seinem Amt zurücktreten – auch bevor die Amtszeit abgelaufen ist. Es gibt aber Ausnahmen: In der Satzung gibt es Sonderregelungen zum Rücktritt, der Vorstand ist im Verein angestellt (dann muss er oder sie den Rücktritt begründen) oder der Vorstand tritt zu einer „Unzeit“ zurück (das bedeutet, der Verein wird dadurch handlungsunfähig).
Fazit: Die Aufgaben eines Vorstands sind sehr vielfältig
Der Vereinsvorstand ist für zahlreiche und umfangreiche Aufgaben verantwortlich. Er hat dadurch aber auch die Möglichkeit, daran zu wachsen und sich persönlich weiterzuentwickeln.
Euer Vorstand hat durch seine Arbeit einen großen Einfluss darauf, wie gut die Stimmung im Verein ist, wie sehr sich die Mitglieder in die Vereinsarbeit einbringen und ob es durch Veranstaltungen ein aktives Vereinsleben gibt.
Wenn sich eure Vorstandsmitglieder stark mit dem Verein identifizieren, haben sie auch Spaß daran, den Vereinszweck voranzutreiben. Davon profitieren letztendlich alle in eurem Verein.
Euer Vereinsvorstand strampelt sich bei den vielen Aufgaben völlig ab? Habt ihr schon einmal darüber nachgedacht, ihn durch eine hauptamtliche Stelle zu entlasten?
Mit unserem Programm „Hauptamt-ready“ unterstützen wir euch gerne dabei.
