Habt ihr in eurem Verein schon mal versucht, ein Ehrenamt zu besetzen – und es ließ sich partout niemand finden?
Dann seid ihr in guter Gesellschaft, denn so geht es vielen Vereinen. Ohne die engagierte und oft unentgeltliche Arbeit von Freiwilligen könnten die anfallenden Aufgaben oft gar nicht bewältigt werden. Doch Ehrenämter sind nicht leicht zu besetzen, denn in der Regel gibt es mehr zu tun, als Freiwillige leisten können oder wollen. Das führt dann dazu, dass Aufgaben liegenbleiben.
Eine Aufwandsentschädigung kann Abhilfe schaffen. Sie sorgt für mehr Interesse an Ehrenämtern und macht es so leichter, offene Stellen zu besetzen. Dadurch werden alle im Verein entlastet.
Wie du Aufwandsentschädigungen für deinen Verein nutzen kannst, erklären wir dir in diesem Artikel.
Was ist eine Aufwandsentschädigung?
Eine Aufwandsentschädigung ist per Definition eine monetäre Gegenleistung für die Arbeitszeit, die eine Person einem gemeinnützigen Verein zur Verfügung gestellt hat. Gemeint ist dabei konkret die Arbeit, die sie ehrenamtlich für einen Verein geleistet hat.
Welche Arten der Aufwandsentschädigung gibt es?
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, den Arbeitsaufwand ehrenamtlicher Helfer*innen mit einer kleinen Summe zu entlohnen. Wir stellen sie dir kurz vor.
Ehrenamtspauschale
Eine Ehrenamtspauschale ist eine Aufwandsentschädigung, die für ehrenamtliche Tätigkeit gezahlt werden kann. Dabei ist zu beachten, dass Ehrenamtliche laut §3 Absatz 26a des Einkommensteuergesetzes nur maximal 840 Euro pro Jahr (Stand 2022) steuerfrei mit einer solchen Pauschale verdienen dürfen. Das sind etwa 70 Euro pro Monat. Alles darüber muss versteuert werden.
Übungsleiterpauschale
Eine Übungsleiterpauschale stellt dagegen besondere Anforderungen an die Tätigkeit. Als Übungsleiter*in darf nur pauschal entschädigt werden, wer einer ehrenamtlichen pädagogischen, künstlerischen oder pflegerischen Tätigkeit in einem Verein nachgeht. Dazu zählen unter anderem Trainer*innen, Dozent*innen, Betreuer*innen, Ausbilder*innen, Erzieher*innen oder Pfleger*innen.
Sie dürfen im Jahr bis zu 3.000 Euro steuerfrei (§3 Absatz 26 EstG) dazu verdienen. Was darüber hinausgeht, muss wie bei der Ehrenamtspauschale auch versteuert werden.
Welche Voraussetzungen gelten für Aufwandsentschädigungen?
Nicht jede Person darf eine Aufwandsentschädigung bekommen. Es gibt einige Voraussetzungen und Einschränkungen, die ihr beachten solltet.
Vorstand ist ausgenommen
Vorstände sind generell “unentgeltlich tätig”, so sagt es §27 Satz 3 des BGB. Damit ist der Vorstand von Aufwandsentschädigungen erst einmal ausgenommen.
Um dem Vorstand doch eine Entschädigung für seine geleistete Arbeit zahlen zu können, muss in der Satzung eine entsprechende Regelung festgehalten werden. Das gilt ebenso, wenn Pauschalen an Helfer*innen gezahlt werden sollen, die nicht zum Vorstand gehören.
Arbeit muss im Nebenerwerb stattfinden
Wer eine der pauschalen Aufwandsentschädigungen beziehen möchte, darf nur nebenberuflich im Verein tätig sein. Die Person kann also nicht Vollzeit im Verein arbeiten und die über die Ehrenamtspauschale hinausgehenden Einnahmen einfach versteuern.
Als Faustregel gilt: Sie darf nur maximal ein Drittel der Zeit, die sie für ihren Hauptberuf aufwendet, im Ehrenamt tätig sein.
Ehrenamt muss dem richtigen Zweck dienen
Eine Pauschale darf nur gezahlt werden, wenn das Ehrenamt einem gemeinnützigen, mildtätigen (Unterstützung einzelner Hilfsbedürftiger) oder kirchlichen Zweck dient.
Entsprechend darf ein Ehrenamt nur in gemeinnützigen, kirchlichen oder öffentlich-rechtlichen Körperschaften (z. B. auch Schulen und Universitäten) pauschal entschädigt werden.
Daraus folgt, dass eine ehrenamtliche Tätigkeit keinem kommerziellen Zweck dienen darf. Betreiber*innen der Vereinskneipe oder Verantwortlichen für Sponsoren steht keine Ehrenamtspauschale zu.
Aufwandsentschädigung ist an die Tätigkeit gebunden
Eine Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale darf für eine konkrete Tätigkeit auch nur einmal gezahlt werden. Wenn also der Vereinsrasen von einem ehrenamtlichen Helfer gemäht wird, kann für diese Tätigkeit kein zweites Ehrenamt vergütet werden.
Es ist daher stets ratsam, in Ehrenamtsverträgen die genauen Tätigkeiten festzuhalten.
Pauschalen gelten nur einmal pro Jahr und Person
Der Freibeträge von 840 Euro bzw. 3.000 Euro dürfen nur einmal pro Jahr geltend gemacht werden. Wenn eine Person also in mehreren Vereinen ehrenamtlich hilft, darf sie nur in einem Verein eine Aufwandsentschädigung in Anspruch nehmen.
Aufwandsentschädigung vs. Aufwendungsersatz
Achtung: Verwechselt die Aufwandsentschädigung nicht mit dem Aufwendungsersatz (auch Aufwandsersatz). Ein Aufwendungsersatz steht grundsätzlich jedem zu, auch dem Vorstand, wenn im Interesse des Vereins Auslagen entstanden sind. Dazu gehören zum Beispiel:
- Nutzung des privaten Fahrzeugs
- Nutzung des privaten Telefons
- Versandkosten
- Kosten für Reise und Unterbringung
Wenn du beispielsweise mit dem privaten Fahrzeug zu einem Kongress eines Dachverbandes fährst und dafür in ein Hotel eincheckst, kannst du dir die Kosten vom Verein in der Regel erstatten lassen. Es darf aber niemals die Arbeitszeit erstattet werden, sondern nur die reine finanzielle Aufwendung.
Fazit: Aufwandsentschädigung oder doch Hauptamt – Was ist sinnvoll?
Ein Ehrenamt ist immer ein freiwilliges Engagement. Nicht jede*r hat ausreichend Zeit und Kraft, sich neben dem Hauptberuf und privaten Verpflichtungen noch unentgeltlich für einen guten Zweck einzusetzen. Das merken auch viele Vereine, denn für sie wird es immer schwieriger, ihre Ehrenämter zu besetzen.
Eine Aufwandsentschädigung kann einen Anreiz bieten, doch noch aktiv zu werden. Durch den Obolus fühlen sich Freiwillige in ihrem Einsatz wertgeschätzt und können ihr Gehalt ein wenig aufstocken. Und je mehr Ehrenämter ausgefüllt werden, desto ausgeglichener sind die Aufgaben im Verein verteilt, was allen zugutekommt.
Bei einer Einsatzzeit von weniger als fünf Stunden pro Monat macht eine Aufwandsentschädigung allerdings wenig Sinn. Der bürokratische Aufwand für euren Verein würde den Nutzen wahrscheinlich übersteigen.
Bei einem Engagement, das fünf Stunden pro Woche übersteigt, könnt ihr auch über ein Hauptamt nachdenken. Ein Minijob ist beispielsweise mit einer Ehrenamtspauschale kombinierbar. Es muss dann ein Anstellungsvertrag mit dem Verein geschlossen werden. Gleiches gilt für den Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.000 Euro jährlich, wobei für dieses Konstrukt keine andere Anstellung vorhanden sein darf.
Es sind aber auch Teilzeit- oder sogar Vollzeitstellen denkbar. Viele größere Vereine haben besondere Vertreter ernannt, die je nach Aufgabenverteilung im Verein bestimmte Verantwortungsbereiche in einem Anstellungsverhältnis übernehmen. Das könnten beispielsweise die Geschäftsführung oder die Öffentlichkeitsarbeit sein.
Wenn du wissen möchtest, inwiefern Aufwandsentschädigungen oder Hauptämter in deinem Verein sinnvoll sind, beraten wir dich gern in unserem Programm Hauptamt-Ready.
